重複応募者が発生することによって起こり得るトラブル

中途採用において人材紹介会社を活用する場合、取引を１社に絞るのは少数派で、複数の人材紹介会社を併用することが大半かと思います。これは候補者側についても同様で、複数の人材紹介会社を併用して転職活動に臨んでいる人も実は少なくありません。

このような転職市場の状況下において、たまに起きるのが
　「同じ時期に、異なる紹介会社から、同じ候補者の推薦を受けてしまった」
というケース。

この場合「応募書類が先に届いた紹介会社を優先する」というルールが紳士協定のような形で存在しており、後から推薦を受けた人材紹介会社には、事情を説明のうえ、先に推薦を受けた人材紹介会社を通じて選考を行うこととなります。
（※それよりも、候補者側が二重応募してしまうという振る舞いにも問題がありますが…）

また、ある人材紹介会社経由で応募を受け付け、選考を行い、不合格となった候補者を、後日他のチャネルを経由して採用するようなことがあった場合、場合によっては人材紹介会社から「中抜きされた」と判断され、今後の取引に悪影響を及ぼしてしまう事態も起こりかねません。

上記のようなトラブルが起きぬよう、選考を開始する前に
　「この候補者は直近で応募を受け付けてはいないか？」
を調査することが、採用業務の中では地味ながらも重要なプロセスとなります。

 また、紹介会社以外からのチャネルにおいても（例えば自社採用Webサイトなど）、同じ候補者から複数回応募が来ることは、決して珍しいことではありません。
 このような場合のためにも、選考開始前に「過去の選考経緯の記録があるか？」を照会する作業はぜひ行うようにしましょう。
 もしも、この作業を行わず、ただ右から左へと選考を各部門に依頼してしまうと、例えば「この人、半年前に不採用にしたばかりだよね？」といったムダなやり取りが社内で発生し、各部署からの信頼を損ねてしまう一因にもなりかねません。

採用管理システムで、重複応募者の検出作業を自動化しよう。

 多くの中途採用向け採用管理システムには、重複応募者の検出が簡単にできるような機能が搭載されております。また、当社のジョブスイートキャリアには、以下のような機能が備わっています。

　・応募を受け付けた瞬間に重複応募者の検出を行い、メールにてアラート通知を行う。
　・各種選考画面の中においても、バッジやアイコンにて対象の候補者がわかるように。
　・対象となる候補者の前回の選考履歴も、ワンクリックで参照可能。

上記のようなトラブルが発生することを未然に防ぐため、重複応募者の検出作業についてはいつも確実に実施できるような体制を整えておきましょう。